Communicatheo

Original Language

Gina Trapani, fundadora y actual editora de lifehacker.com

Publicado originalmente en 16 de Junio de 2009, por Gina Trapani en The Harvard Bussiness Blog. Compartido con el permiso de Harvard Bussiness School (www.hbs.edu).

—

En los últimos cinco años he trabajado a distancia y en línea para empleadores de todo el país utilizando correo electrónico, chat y aplicaciones de colaboración basadas en la Internet. Mi vida laboral ha sido la envidia de mis amigos con sus tradicionales horarios de oficina. Mientras que ellos eligen un traje adecuado, toman su maletín y enfrentan un viaje al trabajo todos los días de la semana, yo trabajo desde mi casa (y mis empleadores ahorran dinero en oficina).

Pero trabajar con personas que viven en diferentes ciudades y husos horarios y tener mínimo contacto ‘frente a frente’ presenta varios nuevos desafíos. Aunque las herramientas disponibles para trabajar a distancia son mejores que nunca, lo que realmente cuenta es cómo las utilizamos. Una comunicación clara y constante es la clave para lograr una buena relación laboral a distancia. Aquí detallo algunos consejos que me resultaron útiles a la hora de trabajar a distancia y en línea.

"One of the rare non-Apple laptops seen in an otherwise cool park full of people", by Ed Yourdon - http://www.flickr.com/photos/yourdon/3405811164

Optimiza el uso del correo electrónico

El correo electrónico es el medio principal de comunicación con tu trabajador o jefe a distancia, así que es necesario que ordenes tu bandeja de entrada. Esto es muy importante si se encuentran en diferentes husos horarios, ya que cuando despiertes recibirás mensajes que te han enviado mientras dormías, y a la vez querrás enviar algunos mensajes antes de tu horario de cese de actividades. Si trabajas a distancia, asígnale una alta prioridad a los mensajes de tu jefe y respóndelos rápido para asegurarle que es cierto que estás trabajando en tu casa (y no jugando PlayStation). Sé claro y conciso en tus respuestas y asegúrate de ocuparte de todos los temas, para así evitar idas y vueltas innecesarias. Por ejemplo, si tu empleado o jefe a distancia te envía un correo electrónico con varias preguntas o comentarios pegados en el cuerpo del mensaje, responde entre líneas así la conversación es fácil de seguir y citar.

El correo electrónico es el medio principal de comunicación con tu trabajador o jefe a distancia, así que es necesario que ordenes tu bandeja de entrada.

Si tu compañero de trabajo te envía un pedido o mensaje y crees que te llevará más de un día ocuparte del mismo, no lo dejes esperando. Responde con un acuse de recibo: «Suena bien. El martes nos contactamos y nos ocupamos de este asunto». Cuando sea posible, trata de evitar el envío de archivos adjuntos con revisiones de un lado a otro. En su lugar, elije herramientas de colaboración que permitan que todos trabajen en el mismo documento original ‘en nube’, como Google Docs, Zoho, o Approver.

Muéstrate ‘presente’ vía mensajería instantánea o chat de Internet

Incluso si no estás sentado en la oficina, puedes mostrarte disponible para chatear mediante mensajería instantánea mientras trabajas. No todas las oficinas utilizan programas de mensajería instantánea, pero cuando un proyecto requiere de cortos intervalos de comunicación o consulta, la mensajería instantánea resulta más rápida y más efectiva que el correo electrónico. Si bien todos los servicios clásicos como la mensajería instantánea de AOL, Google Talk, o Yahoo Messenger pueden servir si tus clientes también lo utilizan, igualmente existen otras opciones.

Incluso si no estás sentado en la oficina, puedes mostrarte disponible para chatear mediante mensajería instantánea mientras trabajas.

El grupo de chat basado en la web llamado Campfire es una opción excelente si tú o tu cliente no quieren instalar un programa de mensajería instantánea. Con tan solo visitar el sitio web obtienes acceso a un grupo de chat de Campfire. Campfire ofrece una “sala” virtual en donde tú y tu cliente pueden entrar y salir e intercambiar mensajes y archivos. La transcripción del chat permanece en un lugar al cual todos pueden acceder. Todas las conversaciones se guardan y pueden buscarse, y se permite el intercambio de archivos sin tener que preocuparte por firewalls o incompatibilidad de programas de mensajería instantánea o protocolos que se interpongan en la tarea.

Trabaja conjuntamente en línea con las herramientas que mejor se ajusten a tu cliente y a tu proyecto

Tanto si necesitas co-editar una hoja de cálculo o desdoblar en sub-tareas una lista gigante de obligaciones, hay aplicaciones web gratuitas o muy económicas que te ayudarán a hacerlo.

Tanto si necesitas co-editar una hoja de cálculo o desdoblar en sub-tareas una lista gigante de obligaciones, hay aplicaciones web gratuitas o muy económicas que te ayudarán a hacerlo.

Para contratos que requieren una planificación con metas múltiples, listas de obligaciones  y archivos compartidos y mucha gente trabajando, necesitarás una aplicación en línea para la gestión de proyectos. Basecamp es una de las mejores herramientas en línea de gestión de proyectos que ofrece un núcleo central en donde tú y tus clientes pueden conectarse, administrar listas de tareas, fechas, registrar horas trabajadas, compartir archivos y tener conversaciones sobre cada tema que surja. Una compañía con la que trabajo, Pelotonics, ofrece una solución similar.

Para trabajos de colaboración de documentos individuales, como hojas de cálculo, documentos de texto o presentaciones de diapositivas, prueba Google Docs o Zoho, en donde incluso puedes chatear con tus colaboradores mientras editas el contenido. Una ‘Wiki’ con alojamiento propio, como Editme.com o PBworks, ofrece una base de datos que tú y tu cliente pueden ampliar, editar y corregir con el paso del tiempo. Muchas aplicaciones modernas de Internet para individuos ofrecen cierto nivel de colaboración o uso compartido, entre las que se incluyen  Google Calendar, Evernote y Remember the Milk.

La mayoría de las herramientas colaborativas (como Evernote, Campfire y Google Docs) permiten la sincronización con clientes y más usuarios, aún haciendo posible el desarrollo simultaneo.

Organiza reuniones de voz y video para mantenerte en contacto

Como trabajadores en línea, es fácil comenzar a confiar plenamente en los medios de comunicación textual, como el correo electrónico o la mensajería instantánea en lugar del teléfono. Pero es muy fácil olvidar cómo la gente que trabaja en un mismo espacio físico puede establecer vínculos a la hora del café, en un receso para fumar o en el almuerzo. Una llamada de 10 minutos por teléfono o Skype no sólo puede hacerte ahorrar tiempo al evitar largas cadenas de correos electrónicos, sino que también te ayuda a mantener un contacto más humano. El sonido de la voz de tu jefe a distancia o de tu empleado autónomo diciendo «¿Cómo estuvo tu fin de semana?» o «Bienvenido de tus vacaciones» puede ser muy valedero a la hora de construir una relación laboral efectiva.

¿Alguna vez te haz hecho cargo de trabajadores autónomos en línea, o has trabajado desde tu casa? ¿Cuáles fueron las ventajas y los desafíos más grandes? Cuéntanos tu experiencia, deja tu comentario.

—————————————-

Traducción voluntaria por Diego Gallo

Diego Gallo es un joven traductor de inglés/español que actualmente reside en Argentina. En los últimos dos años se ha dedicado íntegramente a la traducción y edición, así como también al subtitulado de películas. Su formación profesional le ha permitido trabajar en varias áreas, lo cual le da la posibilidad de adquirir experiencia en diversos campos. Su asistencia voluntaria como traductor nos ayuda en Communicatheo a compartir nuestra cultura con el resto del mundo. Si quieres ponerte en contacto con Diego y consultarle sobre sus servicios de traducción, escríbele a: diegogallo@dgtranslator.com.ar

—————————————-